Selbst einrichten

Anleitung · für die Kämmerei

Haushaltszahlen in einem Schritt einpflegen

Statt Hunderte Zahlen einzeln einzutippen: Claude liest Ihren Haushaltsplan, schreibt alle Zahlen mit Seitenangabe in eine Datei – und Sie prüfen und übernehmen sie im Redaktionsbereich mit wenigen Klicks.

Das brauchen Sie:

Erst üben? Im Paket liegen unter docs/beispiele/ drei erfundene Unterlagen der „Stadt Musterstadt“. Sie können sie auch hier ansehen: Haushaltsplan · Finanzstatusbericht · Maßnahmenliste. Alle Bilder dieser Anleitung stammen aus einem echten Durchlauf mit genau diesen Unterlagen.

1 Unterlagen in den Ordner legen

2 Minuten

Öffnen Sie das entpackte Paket auf Ihrem Rechner. Darin gibt es einen Ordner unterlagen. Kopieren Sie Ihre PDFs hinein – so, wie Sie sie vom Fachbereich oder aus dem Ratsinformationssystem haben.

Muster-Haushaltsplan 2027, Seite 3: Gesamtergebnishaushalt in Tausend Euro
Haushaltsplan (Beträge in T€)
Muster-Finanzstatusbericht II. Quartal 2027, Seite 1: Kassenbestand je Quartal in Euro
Finanzstatusbericht (in €)
Muster-Haushaltssicherungskonzept, Anlage 3: Liste von 14 Maßnahmen
Maßnahmenliste (T€)

Gut zu wissen: Unterschiedliche Einheiten (Euro, Tausend Euro, Millionen) sind kein Problem – Claude rechnet um und sagt Ihnen, wo.

2 Claude beauftragen

1 Minute, dann warten
  1. Öffnen Sie Claude und wählen Sie als Arbeitsordner den entpackten Paket-Ordner (in der Claude-Desktop-App im Bereich Code: „Ordner öffnen“).
  2. Schreiben Sie:
Pflege bitte die Haushaltszahlen aus den Unterlagen ein.

Mehr müssen Sie nicht sagen. Im Paket liegt eine Anleitung für Claude, die genau festlegt, wie es vorgeht: alle PDFs lesen, jede Zahl mit Seitenangabe notieren, nichts erfinden, die Datei haushalt.json schreiben und selbst prüfen. Das dauert je nach Umfang ein paar Minuten.

Datenschutz: Haushaltspläne sind öffentliche Dokumente. Geben Sie Claude trotzdem nur Unterlagen ohne Personendaten. Ob KI-Werkzeuge genutzt werden dürfen, entscheidet Ihre Kommune – ohne KI geht es auch (siehe unten).

3 Die Prüftabelle lesen

10 Minuten

Am Ende zeigt Claude eine Prüftabelle: jede wichtige Zahl mit Fundstelle, ob sie sicher ist, und was umgerechnet oder berechnet wurde. Darunter stehen die Lücken – Bereiche, für die die Unterlagen nicht reichten – und das Ergebnis der Prüfung.

Ausgabe von Claude: Liste der Unterlagen, Prüftabelle mit Bereich, Feld, Wert, Fundstelle, Sicherheit und Bemerkung, darunter Lücken und Warnungen
Die Ausgabe aus unserem Probelauf mit den Muster-Unterlagen (als Bild aufbereitet).

Achten Sie besonders auf:

  • „unsicher“ – hier ist ein Wert vorläufig oder nicht eindeutig. Kurz mit dem Dokument vergleichen.
  • „berechnet“ – Claude hat zwei Zahlen zusammengezählt, etwa Investitions- und Liquiditätskredite zu den Schulden gesamt.
  • Lücken – diese Bereiche bleiben im Portal so, wie sie sind. Im Beispiel: „Wohin geht mein Euro?“, weil die Unterlagen nicht sagen, wie stark die Stadt die Posten beeinflussen kann.

4 Im Redaktionsbereich einfügen

1 Minute
  1. Öffnen Sie im Paket-Ordner die Datei haushalt.json (zum Beispiel mit dem Editor) und kopieren Sie den gesamten Inhalt (Strg + A, dann Strg + C).
  2. Melden Sie sich im Redaktionsbereich an (/admin.html). Links: Inhalte & Zahlen → Zahlen übernehmen.
  3. Klicken Sie in das große Feld und fügen Sie ein (Strg + V).
Reiter Zahlen übernehmen mit eingefügtem Inhalt der haushalt.json und den Knöpfen Prüfen, Übernehmen, Aktuellen Stand anzeigen

Keine Datei hochladen: Sie fügen nur Text ein. Ihr Portal muss dafür keine Dateien annehmen.

5 Prüfen – und die Änderungen ansehen

5 Minuten

Klicken Sie auf Prüfen. Gespeichert wird dabei noch nichts. Das Portal zeigt:

  • Fehler (rot) – dann lässt sich nichts übernehmen. Geben Sie die Meldung an Claude weiter: „Das Portal meldet: …“.
  • Warnungen (gelb) – Unstimmigkeiten, die Sie bewerten. Im Beispiel: Der Simulator rechnet noch mit dem alten Hebesatz.
  • Jede Änderung mit bisherigem Wert, neuem Wert und Fundstelle.
Prüfergebnis: keine Fehler, 2 Warnungen zum Simulator, Hinweis zum Beispieldaten-Band und eine Tabelle mit 157 Änderungen mit Bereich, Feld, bisher, neu und Quelle

6 Übernehmen

1 Minute

Passt alles, klicken Sie auf Übernehmen und bestätigen die Rückfrage. Das Portal sichert vorher den bisherigen Stand und schreibt die Übernahme ins Änderungsprotokoll.

Meldung: Übernommen, 157 Änderungen, 83 Quellenangaben, Sicherung des vorigen Stands

Die öffentlichen Seiten zeigen sofort die neuen Zahlen:

Finanz-Dashboard vorher mit Beispielzahlen
Vorher: Beispielzahlen
Finanz-Dashboard nachher: Liquidität minus 25,9 Millionen Euro, Schulden 64,5 Millionen Euro, Jahresergebnis 1,4 Millionen Euro
Nachher: Zahlen aus den Unterlagen

Vertippt? Kein Problem: Die Sicherung liegt im Ordner data/backups/ Ihres Servers. Und Sie können jederzeit eine korrigierte Datei erneut einfügen.

7 Feinschliff

je nach Umfang
  • Lücken füllen: Was Claude als Lücke gemeldet hat, pflegen Sie im passenden Reiter (z. B. Ausgaben, Simulator).
  • Warnungen erledigen: Im Beispiel im Reiter Simulator den Hebesatz auf 520 und den Wert je Punkt auf 11.230 € setzen.
  • Beispielhinweis abschalten: Sind alle Zahlen echt, auf der Übersicht des Redaktionsbereichs „Beispielhinweis abschalten“. Erst dann verschwindet das gelbe Band.
  • Nächstes Quartal: Neuen Finanzstatusbericht in unterlagen/ legen und Claude bitten: „Aktualisiere die Zahlen mit dem neuen Finanzstatusbericht.“ Am besten vorher im Reiter Zahlen übernehmen auf „Aktuellen Stand anzeigen“ klicken und den Text als unterlagen/aktueller-stand.json speichern – dann ändert Claude nur, was neu ist.

Ohne KI

Derselbe Weg funktioniert auch von Hand: Klicken Sie im Reiter Zahlen übernehmen auf Aktuellen Stand anzeigen, ändern Sie die Zahlen im Textfeld und klicken Sie auf Prüfen. Beschreibung aller Felder: docs/haushalt-format.md im Paket.

Haushaltsdialog wird unentgeltlich und ohne individuellen Support bereitgestellt. Weitere Hilfe: README im Paket, Abschnitte „Zahlen mit Claude einpflegen“ und „Häufige Probleme“.